Organizacja konferencji i eventów wiąże się z wieloma zadaniami. O sukcesie przedsięwzięcia decyduje ogromna liczba czynników. Zanim zaczniemy zajmować się każdym z nich, napiszmy dokładny plan działań. To znacznie ułatwi planowanie, kontrolę nad zrealizowanymi punktami oraz wyznaczanie spraw, którymi należy zająć się w pierwszej kolejność. Spisanie planu krok po kroku ułatwi priorytetyzację konkretnych czynności oraz da nam poczucie kontroli nad realizacją przedsięwzięcia. Punkty w takim harmonogramie będą dotyczyły różnorodnych kwestii i trudno je wszystkie zliczyć; wiele zależy od charakteru wydarzenia, jego wielkości, czy grupy docelowej konferencji i eventów. W dzisiejszym tekście poruszymy kilka kwestii, które są kluczowe dla każdego rodzaju wydarzenia.
Początek planowania – określ, do kogo kierujesz konferencje i eventy
Ta sprawa jest bardzo ważna i powinniśmy zająć się nią na samym początku. Załóżmy, że organizujemy event dla rodziców – dotyczy zdrowego żywienia dzieci lub innych kwestii związanych z parentingiem. Tego typu wydarzenie, jak łatwo się domyślić, odwiedzą rodzice, którym nierzadko towarzyszyć będą dzieci. Realizując każdy z punktów naszego planu, musimy więc pamiętać o specyfice takiej grupy. Ten konkretny przykład – wydarzenie parentingowe – wymaga od nas dbania o miejsca do spędzania czasu dla dzieci (np. zorganizowanie tymczasowego przedszkola, gry i zabawy, z których skorzystają najmłodsi, gdy rodzice będą słuchać prelekcji) oraz różnego rodzaju udogodnienia (miejsca do jedzenia, siedziska przystosowane dla najmłodszych, pomieszczenie z przewijakami itp.). Podany tutaj przykład jest dość specyficzny, bo rodzice i dzieci mają jasno sprecyzowane potrzeby. Niezależnie od tego, jakie konferencje i eventy organizujemy, musimy zastanowić się, czego potrzebować mogą goście konkretnego wydarzenia i co, jako organizatorzy, powinniśmy im zaproponować.
Wybór idealnego miejsca
Obiekt, w którym organizowane jest wydarzenie, często decyduje o sukcesie lub klęsce całego przedsięwzięcia. Miejsce powinno być dobrze dopasowane do profilu eventu. Zwróćmy więc uwagę na wielkość sal, ich zaopatrzenie (rzutniki, nagłośnienie, inne pomoce audiowizualne). Firmy wynajmujące przestrzenie pod konferencje i eventy powinny zaproponować nam podstawowe udogodnienia, takie jak ułatwienia dla niepełnosprawnych, internet bezprzewodowy, komfortowo urządzone sale oraz dodatkowe przestrzenie, które możemy wykorzystać zgodnie z własnym upodobaniem – np. jako miejsce, w którym goście będą mogli spokojnie wypocząć, niezobowiązująco porozmawiać lub np. usiąść, dobić targu, wymienić się informacjami czy nawiązać cenne kontakty (networking). Wybieranie budynków, które zostały stworzone jako obiekty konferencyjne, jest sprawdzonym sposobem; najczęściej są świetnie przygotowane do goszczenia nawet dużej liczby uczestników, posiadają liczne udogodnienia oraz umiejscowione są w miejscach dobrze skomunikowanych z pozostałymi częściami miasta.
Jeśli chcemy zorganizować wydarzenie w mniej oczywistym miejscu niż. np. centrum konferencyjne, czeka nas nieco więcej pracy. Konferencje i eventy w klimatycznych budynkach, zamkach, dawnych zakładach produkcyjnych… – to wszystko oczywiście jest do zorganizowania. Często taka nietypowa lokacja stanowi dodatkową atrakcję; tworzy ciekawy klimat i przyczynia się do tego, że event zapisze się w pamięci uczestników jako wydarzenie niezwykłe, nietypowe, nie przypominające innych imprez. Organizacja konferencji w takim niecodziennym miejscu wiąże się z dodatkową pracą organizatora, ale końcowy efekt może być wart świeczki i przerosnąć nasze najśmielsze oczekiwania.
Wybór podwykonawców
Jeśli zależy nam na organizacji udanych konferencji i eventów, nie możemy pozwolić na zaniedbania w związku z kwestią podwykonawców. Niezbędne może być wypożyczenie sprzętów (np. sprzętu do nagłośnienia lub do tłumaczenia symultanicznego) czy np. profesjonalnych hostess. Na prestiżowych konferencjach i eventach nie może zabraknąć też cateringu. Mowa nie tylko o posiłkach obiadowych, ale też o zapewnieniu drobniejszych udogodnień – kawy, herbaty, przekąsek. Na rynku znajdziemy sporo firm cateringowych, ale nie warto decydować się zbyt pochopnie. Najlepszym pomysłem będzie wybór usługodawcy, który ma już ugruntowaną pozycję na rynku, może pochwalić się licznymi realizacjami oraz bogatym doświadczeniem w cateringu. Takie podejście przy wyborze podwykonawców dotyczy właściwie każdej branży. Oszczędzanie na podwykonawcach może odbić się czkawką. Diabeł tkwi w szczegółach i nawet jeśli nasze wydarzenie zgromadziło wielu gości i będzie miało świetny program, pozostawi po sobie co najwyżej mieszane uczucia, jeśli serwowane będą niesmaczne potrawy słabej jakości, a sprzęt audiowizualny utrudni komfortowy odbiór prelekcji.
Zadbanie o powyższe kwestie zwiększy szanse na sukces konferencji i eventów. Na koniec warto wspomnieć, że realizowaniem każdego z punktów powinniśmy zająć się dostatecznie wcześnie. Najlepsze lokalizacje i podwykonawcy cieszą się dużą popularnością i możemy mieć problem z zakładaniem odpowiadającego nam terminu.