Namioty eventowe – zastosowanie i główne zalety

Organizując niemal dowolną imprezę ludzie bardzo często zastanawiają się nad tym, jak zaoszczędzić na jej organizacji, albo też uczynić ją bardziej oryginalną, nowoczesną i zdrowszą. Sposobem na to wszystko mogą być namioty ekspozycyjne. Wynajem ich stał się ostatnimi czasy niesamowicie popularny i często spotykany zarówno wśród osób prywatnych, jak i mniejszych oraz większych firm. Dlaczego tak często sięga się obecnie po te właśnie hale namiotowe? Wynajem, a może zakup – co jest lepszą opcją? Gdzie najczęściej znajdują one swoje zastosowanie? Te wszystkie kwestie będziemy starali się poruszyć w naszym dzisiejszym wpisie.

Namioty eventowe – wynajem i jego główne zalety

Istnieje wiele powodów, dla których ludzie decydują się na namioty eventowe. Wynajem ich pozwala stworzyć sobie alternatywę dla często znacznie droższego wynajmu sali bankietowej czy dowolnego innego lokum będącego w stanie pomieścić zaproszonych przez siebie ludzi. Co ważne, często dodaje do atrakcyjności wydarzenia. Jego zorganizowanie w plenerze sprawia wrażenie zdrowszego (i na pewno takim jest), ale i po prostu nowocześniejszego.

Namioty eventowe - zastosowanie i główne zaletyOlbrzymią zaletą namiotów jest fakt, że są one modularne. Oznacza to, że można dowolnie dostosowywać ich rozmiar do przestrzeni, jaką się dysponuje. Świetnie sprawdzą się na przykład w niewielkim ogródku, ale i na ogromnej łące. Od razu nasuwa się na myśl kolejny ich plus: mobilność. Z uwagi na ich charakterystykę, można je składać i rozkładać w mgnieniu oka, co czyni je opcją niesamowicie uniwersalną i poręczną.
Zaletą namiotów eventowych jest też fakt, że są one bardzo solidne. Z uwagi na zastosowanie nowoczesnego szkieletu i sposobu łączenia, nie są podatne na jakiekolwiek warunki atmosferyczne. Czyni to imprezy plenerowe bezpieczniejszymi.

Namioty ekspozycyjne – wynajem i okazje, z których się po niego sięga

Wymienić można mnóstwo okazji, w których sprawdzić się mogą hale namiotowe. Wynajem ich praktykowany jest zarówno przez osoby prywatne, jak i firmy, przy czym zarówno te pierwsze, jak i drugie są w stanie czerpać z nich pełnię. Zdecydowanie najczęściej znajdują on swoje zastosowanie w przypadku:

  • komunii i wesel – jest to zdecydowanie najczęstsze wykorzystanie namiotów w celach prywatnych. Pozwala na mniej szablonową, a zarazem tańszą i łatwiejszą do ogarnięcia organizację obu tych imprez. Wystarczy postawić namiot, wstawić do niego stoły i krzesła i… gotowe! Wynajmowi właśnie w tym celu bardzo często towarzyszy wypożyczanie parkietów, na których ludzie mogliby tańczyć;
  • eventów sprzedażowych i ekspozycyjnych – firmy bardzo często mają szansę zaprezentować się w innym mieście czy też rozpocząć sprzedaż w miejscu przeprowadzania plenerowego eventu. Namioty są w stanie w znacznym stopniu to ułatwić. Łatwo je przewieźć i rozłożyć, a sprawdzają się w tym zastosowaniu wybornie;
  • pikników i bankietów plenerowych – wszelkiego rodzaju eventy związane ze spożywaniem jedzenia, zarówno prywatne pikniki, jak i bardziej wykwintne bankiety, można zrealizować przy użyciu wynajętych namiotów. Szybko, tanio i nowocześnie.

Można śmiało uogólnić, że za sprawą namiotów można przenieść każdą imprezę z lokalu stacjonarnego w plener – jeśli oczywiście jej charakter na to pozwala. Faktem jest, że takie działania są aktualnie bardzo mile widziane, również w przypadku wystawnych kolacji. O ile oczywiście wszystko w odpowiedni sposób się zaaranżuje.

Namioty bankietowe – wynajem czy zakup?

Zdarza się tak, że osoby często organizujące różnego rodzaju wydarzenia rozważają zakup właśnie czegoś takiego, jak namioty eventowe. Wynajem jest popularny i opłacalny, ale czy sprawdzi się również przy częstym użytkowaniu? Okazuje się, że tak – zwłaszcza jeśli nie wynajmuje się w sezonie. Problem może pojawić się w ciepłych porach roku, kiedy to cieszy się on największym zainteresowaniem. Wtedy rzeczywiście bardziej opłacalny może okazać się zakup namiotu na własność. Należy się jednak liczyć z tym, że wtedy jest się odpowiedzialnym za każdą rzecz, która nie musi zaprzątać głowy przy wynajmie. Mowa o utrzymywaniu konstrukcji stalowych w odpowiednim stanie, ale i chociażby o przechowywaniu namiotu. Mimo bowiem, że nie zajmuje on wiele miejsca, trochę go potrzebuje i nie da się go trzymać w niewielkim mieszkaniu.

Podsumowanie

Współcześnie bardzo często inwestuje się w hale namiotowe. Wynajem ich bije rekordy popularności, a wiele osób kupuje nawet swoje własne, by móc bez przeszkód organizować wiele różnorakich eventów. Ich największą zaletą jest właśnie ich uniwersalność. Można je wykorzystać niemal przy każdej okazji. Istnieją namioty na komunie, wesela; są też namioty piknikowe. Wynajem każdego z nich spotyka się z ogromnym zadowoleniem osób wynajmujących. Wszystko ze względu na to, że stanowią zwykle tańszą i lepszą alternatywę dla wynajmu miejsca w lokalach zamkniętych. Dlatego też warto dać im szansę – nawet jeśli początkowo sceptycznie się do nich podchodziło. Nie tylko sprawdzą się w akcji, ale i pozwolą zachować nieco pieniędzy we własnej kieszeni.

Organizujesz konferencję lub event? Tych punktów nie może zabraknąć w twoim planie

Organizacja konferencji i eventów wiąże się z wieloma zadaniami. O sukcesie przedsięwzięcia decyduje ogromna liczba czynników. Zanim zaczniemy zajmować się każdym z nich, napiszmy dokładny plan działań. To znacznie ułatwi planowanie, kontrolę nad zrealizowanymi punktami oraz wyznaczanie spraw, którymi należy zająć się w pierwszej kolejność. Spisanie planu krok po kroku ułatwi priorytetyzację konkretnych czynności oraz da nam poczucie kontroli nad realizacją przedsięwzięcia. Punkty w takim harmonogramie będą dotyczyły różnorodnych kwestii i trudno je wszystkie zliczyć; wiele zależy od charakteru wydarzenia, jego wielkości, czy grupy docelowej konferencji i eventów. W dzisiejszym tekście poruszymy kilka kwestii, które są kluczowe dla każdego rodzaju wydarzenia.

Początek planowania – określ, do kogo kierujesz konferencje i eventy

Ta sprawa jest bardzo ważna i powinniśmy zająć się nią na samym początku. Załóżmy, że organizujemy event dla rodziców – dotyczy zdrowego żywienia dzieci lub innych kwestii związanych z parentingiem. Tego typu wydarzenie, jak łatwo się domyślić, odwiedzą rodzice, którym nierzadko towarzyszyć będą dzieci. Realizując każdy z punktów naszego planu, musimy więc pamiętać o specyfice takiej grupy. Ten konkretny przykład – wydarzenie parentingowe – wymaga od nas dbania o miejsca do spędzania czasu dla dzieci (np. zorganizowanie tymczasowego przedszkola, gry i zabawy, z których skorzystają najmłodsi, gdy rodzice będą słuchać prelekcji) oraz różnego rodzaju udogodnienia (miejsca do jedzenia, siedziska przystosowane dla najmłodszych, pomieszczenie z przewijakami itp.). Podany tutaj przykład jest dość specyficzny, bo rodzice i dzieci mają jasno sprecyzowane potrzeby. Niezależnie od tego, jakie konferencje i eventy organizujemy, musimy zastanowić się, czego potrzebować mogą goście konkretnego wydarzenia i co, jako organizatorzy, powinniśmy im zaproponować.

Wybór idealnego miejsca

 Obiekt, w którym organizowane jest wydarzenie, często decyduje o sukcesie lub klęsce całego przedsięwzięcia. Miejsce powinno być dobrze dopasowane do profilu eventu. Zwróćmy więc uwagę na wielkość sal, ich zaopatrzenie (rzutniki, nagłośnienie, inne pomoce audiowizualne). Firmy wynajmujące przestrzenie pod konferencje i eventy powinny zaproponować nam podstawowe udogodnienia, takie jak ułatwienia dla niepełnosprawnych, internet bezprzewodowy, komfortowo urządzone sale oraz dodatkowe przestrzenie, które możemy wykorzystać zgodnie z własnym upodobaniem – np. jako miejsce, w którym goście będą mogli spokojnie wypocząć, niezobowiązująco porozmawiać lub np. usiąść, dobić targu, wymienić się informacjami czy nawiązać cenne kontakty (networking). Wybieranie budynków, które zostały stworzone jako obiekty konferencyjne, jest sprawdzonym sposobem; najczęściej są świetnie przygotowane do goszczenia nawet dużej liczby uczestników, posiadają liczne udogodnienia oraz umiejscowione są w miejscach dobrze skomunikowanych z pozostałymi częściami miasta.

Jeśli chcemy zorganizować wydarzenie w mniej oczywistym miejscu niż. np. centrum konferencyjne, czeka nas nieco więcej pracy. Konferencje i eventy w klimatycznych budynkach, zamkach, dawnych zakładach produkcyjnych… – to wszystko oczywiście jest do zorganizowania. Często taka nietypowa lokacja stanowi dodatkową atrakcję; tworzy ciekawy klimat i przyczynia się do tego, że event zapisze się w pamięci uczestników jako wydarzenie niezwykłe, nietypowe, nie przypominające innych imprez. Organizacja konferencji w takim niecodziennym miejscu wiąże się z dodatkową pracą organizatora, ale końcowy efekt może być wart świeczki i przerosnąć nasze najśmielsze oczekiwania.

Wybór podwykonawców

Jeśli zależy nam na organizacji udanych konferencji i eventów, nie możemy pozwolić na zaniedbania w związku z kwestią podwykonawców. Niezbędne może być wypożyczenie sprzętów (np. sprzętu do nagłośnienia lub do tłumaczenia symultanicznego) czy np. profesjonalnych hostess. Na prestiżowych konferencjach i eventach nie może zabraknąć też cateringu. Mowa nie tylko o posiłkach obiadowych, ale też o zapewnieniu drobniejszych udogodnień – kawy, herbaty, przekąsek. Na rynku znajdziemy sporo firm cateringowych, ale nie warto decydować się zbyt pochopnie. Najlepszym pomysłem będzie wybór usługodawcy, który ma już ugruntowaną pozycję na rynku, może pochwalić się licznymi realizacjami oraz bogatym doświadczeniem w cateringu. Takie podejście przy wyborze podwykonawców dotyczy właściwie każdej branży. Oszczędzanie na podwykonawcach może odbić się czkawką. Diabeł tkwi w szczegółach i nawet jeśli nasze wydarzenie zgromadziło wielu gości i będzie miało świetny program, pozostawi po sobie co najwyżej mieszane uczucia, jeśli serwowane będą niesmaczne potrawy słabej jakości, a sprzęt audiowizualny utrudni komfortowy odbiór prelekcji.

Zadbanie o powyższe kwestie zwiększy szanse na sukces konferencji i eventów. Na koniec warto wspomnieć, że realizowaniem każdego z punktów powinniśmy zająć się dostatecznie wcześnie. Najlepsze lokalizacje i podwykonawcy cieszą się dużą popularnością i możemy mieć problem z zakładaniem odpowiadającego nam terminu.